Era tutto pronto al Plaza Hotel di Caserta per l’inizio dei lavori del congresso NAZIONALE STRAORDINARIO dell’ANAAO che doveva svolgersi con il voto elettronico.

All’ordine del giorno la modifica dei 41 articoli dello statuto. Erano previste una serie di riunioni preliminari delle varie commissioni ed i lavori congressuali veri e propri da svolgersi nell’arco di due mezze giornate (pomeriggio del sabato e mattinata di domenica).

L’associazione, che unisce medici ospedalieri per difendere la professionalità e promuovere azioni sul territorio nazionale, aveva effettuato con il supporto della software House System Data Lario una attenta ricerca dei possibili fornitori di un servizio di voto elettronico in grado di snellire i lavori di accreditamento e, soprattutto di votazione.

La scelta era caduta su Telemeeting Italia che aveva saputo rappresentare le proprie esperienze e capacità di gestire questo tipo di assemblee nel rispetto di budget contenuti.

I circa 150 delegati  provenienti da tutta Italia si erano accreditati presso le postazioni di accredito predisposte da Telemeeting Italia ricevendo il biglietto di ammissione con il codice a barre per il ritiro del telecomando per il voto elettronico che sarebbe stato personalizzato con i voti rappresentati in assemblea da ciascun delegato.

L’attesa era alta ed i più giovani si soffermavano per chiedere lumi su questo metodo innovativo di votazione.

Nel pomeriggio era prevista la riunione di alcuni rappresentanti regionali  per convalidare le procedure organizzative predisposte dalla direzione amministrativa dell’Associazione. Al termine della riunione il colpo di scena: la decisione del gruppo è stato quello di non utilizzare il voto elettronico con telecomando, ma procedere con le votazioni per alzata di mano (anzi di paletta contenente il numero di voti del delegato).

La motivazione era legata alla presunta impossibilità di rendere il voto elettronico veramente palese.

In pratica era passata la linea che durante il voto elettronico ciascun delegato, alzando la propria paletta, avrebbe reso palese il proprio voto evitando agguati e franchi tiratori.

La delusione degli organizzatori era forte, anche in virtù della pretestuosità delle argomentazioni alla base di questa scelta che vanificava sia gli sforzi organizzativi che l’investimento ormai già fatto.

Ma, non potendo fare altro, viene organizzata a tempo record, la stampa delle palette contenenti il numero di voti di ciascun delegato e si da avvio alla nuova procedura organizzativa.

Ma gli uomini di Telemeeting Italia non si danno per sconfitti e, così, durante la notte, predispongono una ulteriore rappresentazione dei risultati di ciascuna singola votazione: oltre alla classica rappresentazione che mostra i dati di sintesi dello scrutinio(Favorevoli, Contrari, Astenuti, Votanti, presenti e risultato della votazione), erano disponibili una serie di rappresentazioni tali da mostrare il nome del delegato, il numero dei voti, la regione ed il voto espresso. La rappresentazione ordina per tipologia di voto mostrando prima i contrari, poi gli astenuti e così via. Più palese di così !!!!

La nuova rappresentazione viene mostrata ai vertici dell’associazione, ma ancora una volta, ci si trova di fronte ad un niet.

Il mattino seguente le discussioni continuano, ma l’Assemblea inizia nel primo pomeriggio tra il malcontento dei più giovani e dei rappresentanti di alcune regioni che non riuscivano a capire le ragioni di una scelta così di retroguardia. Sul tavolo presidenza vengono posizionate due vecchie calcolatrici per il conteggio dei voti e vengono nominati tre scrutatori.

Si inizia la discussione del primo articolo dello statuto con numerosi interventi che si alternano in una confusione indescrivibile. Finalmente si passa al voto e, qui, la scena diventa veramente apocalittica. I delegati alzavano la loro paletta e gli scrutatori urlavano il numero di voti che la segretaria imputava sulla calcolatrice. Ma nessuno prendeva nota dei nomi dei votanti (ed, in particolare dei contrari). Dopo due ore di discussioni pretestuose e votazioni confusionarie in cui i dati non quadravano mai il nervosismo serpeggiava nella riunione e si era fermi ancora alla discussione dell’art. 4 (su 41).

A questo punto c’è stata una minirivolta ed il presidente ha dovuto finalmente prendere atto che la procedura era assolutamente fallimentare e si decideva di attivare finalmente l’utilizzo del telecomando TELEMEETING^®.

E’ stata concessa una breve pausa per la consegna dei telecomandi che avveniva, molto velocemente, attraverso una doppia lettura ottica dei codici a barre stampati sul biglietto di ammissione e sul telecomando in modo da abbinare rapidamente il nome del delegato ed i voti rappresentati al telecomando e si rientrava tutti in aula.

Prende la parola l’Ing. Gelardi di Telemeeting Italia che spiega la procedura di votazione elettronica e invita tutti a partecipare ad una votazione elettronica di prova. Tra lo stupore generale i tempi di votazione appaiono rapidissimi, ma la ciliegina sulla torta è la visualizzazione dei nomi in chiaro di chi ha votato favorevole, contrario e astenuto. Scorrono le schermate e si alza un applauso generale di soddisfazione.

L’assemblea può riprendere regolarmente utilizzando la votazione elettronica. E qui accade un altro miracolo che ha lasciato felicemente sorpresi perfino i rappresentanti di Telemeeting Italia (avvezzi a queste dinamiche assembleari). La discussione sui singoli articoli e commi da confusionaria e nervosa è diventata improvvisamente pacata e civile. Le votazioni si sono susseguite comma dopo comma e articolo dopo articolo con brevissimi interventi pacati e di sostanza e qualche richiesta di chiarimento.

Il tempo perso inizialmente è stato recuperato rapidamente grazie alla votazione elettronica e si è giunti in serata ad aver quasi completamente esaurito lo statuto. E’ stata sufficiente una piccola coda di meno di un’ora  al mattino seguente (era stato previsto un termine lavori alle 13) ed alle 10 il presidente dichiarava approvato il nuovo statuto e consacrava il termine dell’assemblea con almeno tre ore di anticipo sulla tabella oraria prevista.

Il nuovo statuto era stato approvato nella sua interezza articolo per articolo e comma per comma con pochissimi voti contrari e grande soddisfazione da parte di tutti i delegati che continuavano a manifestare il proprio compiacimento e apprezzamento per l’operato di Telemeeting Italia e per la velocità e affidabilità della votazione elettronica.

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