Assemblea Elettiva on line
L’assemblea elettiva on line viene incontro alle esigenze degli eventi che, a seguito dell’emergenza sanitaria generata dalla pandemia legata al Covid19 devono essere ripensati per evitare un eccessivo assembramento.
È il caso delle Assemblee elettive delle Federazioni Sportive per il rinnovo delle cariche.
Non potendo prevedere cosa ci aspetta il prossimo futuro Telemeeting Italia ha predisposto una modalità alternativa totalmente on line che si affianca alla modalità in presenza con voto in cabina elettorale costituendo una valida soluzione di emergenza a cui ricorrere nel caso in cui la situazione epidemiologica non consenta di svolgere le assemblee in presenza.
L’assemblea on line, mantiene tutte le caratteristiche organizzative di un’assemblea in presenza e garantisce i criteri di trasparenza, sicurezza, segretezza, univocità del voto e possibilità di ricalcolo dello scrutinio, così come richiesto dalle normative vigenti e dalle indicazioni del CONI.
Fase di Pre-accredito
La fase di Pre-accredito si svolge on line, dura 2-5 giorni e si conclude un paio di giorni prima dell’assemblea.
Gli aventi diritto accedono ad una pagina web dove indicano se intendono partecipare in proprio o per delega e caricano i documenti necessari per la verifica poteri (documento d’identità, poteri conferiti, eventuali deleghe).
Il giorno precedente l’assemblea ciascun delegato riceve una mail con il biglietto di ammissione, le istruzioni e le credenziali di accesso all’assemblea.
Assemblea Elettiva on line
L’Assemblea si svolge in modalità telematica con collegamento in videoconferenza.
Ogni delegato partecipa da remoto utilizzando il proprio device (PC, tablet o smartphone) collegato ad internet indipendente dal sistema operativo (Android, Apple o Windows) dotato di browser compatibile HTML5 (Chrome, Safari, Opera, Firefox, Edge).
L’accesso avviene con le credenziali ricevute la cui immissione consente di registrare il delegato come presente in assemblea per il calcolo del quorum costitutivo.
L’assemblea si svolge come di consueto con i relatori del tavolo presidenza visibili sempre nelle finestre della videoconferenza.
I delegati possono seguire in videoconferenza i lavori dell’assemblea, con modalità analoghe a quelle di un’assemblea in presenza.
I delegati possono intervenire nella discussione chiedendo la parola.
Il Presidente ha la facoltà di dare la parola a ciascun delegato attivandogli il microfono.
È possibile effettuare votazioni a scrutinio palese o segreto.
Appare una finestra con l’invito a votare del tipo Favorevole, Contrario, Astenuto.
La visualizzazione dei risultati avviene in tempo reale.
Fase elettiva on line
Per la gestione della fase elettiva on line si costituisce un vero e proprio seggio elettorale virtuale che funziona analogamente ad un seggio elettorale tradizionale con la differenza che non è necessario muovere persone e tutto si svolge nel web in assoluta sicurezza.
Il seggio elettorale virtuale resta aperto per un periodo determinato dal Presidente (30-60 minuti).
L’elettore accede al seggio elettorale con le credenziali ricevute.
Appare una prima schermata che indica la categoria di appartenenza ed i voti a cui si ha diritto. Il delegato conferma e appare la votazione per il Presidente. L’elettore sceglie una preferenza tra i candidati proposti.
È previsto il tasto di scheda bianca. L’elettore prosegue, appare il riepilogo e l’elettore conferma concludendo il voto.
In videoconferenza appare un tabellone con l’andamento del numero dei votanti che si aggiorna periodicamente.
Alla chiusura del seggio elettorale lo scrutinio è immediato e viene inviato al Presidente della commissione elettorale per la proclamazione.
Le altre elezioni si svolgono con le stesse modalità.
È possibile accorpare più votazioni per risparmiare tempo.
Gli scrutini restano separati per ciascuna votazione.
Gli elettori votano solo per i candidati della propria categoria. Es. gli atleti votano solo per i candidati atleti.
È possibile configurare votazioni con più preferenze esprimibili.
Al termine di ciascuna votazione vengono consegnati al Presidente della Commissione Elettorale i file pdf contenenti:
• Il risultato dello scrutinio
• L’elenco dei votanti
• Le schede elettorali
Trasparenza – Segretezza – Sicurezza
La piattaforma viene personalizzata per gestire le norme dettate dallo statuto come, ad esempio, il numero massimo di preferenze esprimibili e le norme tese a garantire la parità di genere. In questo modo non esistono voti nulli.
L’accesso al seggio elettorale è protetto da password e regolato in modo da garantire la segretezza e l’univocità del voto.
Grazie a meccanismi di criptografia e di hashing vengono garantiti gli standard più elevati in termini di sicurezza, trasparenza, segretezza ed univocità del voto.
Gli specialisti di Telemeeting Italia seguono da remoto i lavori dell’Assemblea e delle Elezioni on line supportando la Federazione e i partecipanti al voto con un servizio di help desk.