Accredito Assemblea TELEMEETING^®

Accredito Assemblea

L’Accredito Assemblea TELEMEETING^® è la soluzione più efficiente per risolvere i problemi legati alla gestione della reception di un’assemblea di soci.

Il delegato viene accolto presso una reception computerizzata, dove le nostre operatrici registrano in tempi brevissimi i soci che si presentano con una serie di deleghe, effettuando tutte le verifiche previste dallo statuto.

Al delegato vengono poi consegnati: il biglietto di ammissione, un eventuale badge e il telecomando per la votazione elettronica.

La reception è strettamente collegata con i sistemi di visualizzazione e votazione presenti in sala.

Ciò consente di avere in qualsiasi momento la visualizzazione su grande schermo del numero di presenti in assemblea e di gestire in tempo reale le votazioni.

I risultati di ciascuna votazione vengono trasferiti dal sistema di votazione al sistema di accredito.

In questo modo è possibile produrre immediatamente le stampe analitiche dei risultati da allegare agli atti congressuali. 

Come funziona

Nella fase di accredito di un’assemblea i delegati si recano presso opportune postazioni dove vengono riconosciuti dal personale addetto e vengono registrati.

La soluzione di Accredito assemblea computerizzato consente di automatizzare questa procedura velocizzandola e creando la base per la gestione di tutti i calcoli necessari per la verifica del quorum costitutivo e le votazioni.

Il sistema di Accredito computerizzato Telemeeting^® Accrediti si basa su un data base contenente tutti i dati dei soci aventi diritto a partecipare all’assemblea.

Le postazioni di accredito sono costituite da un computer e una stampante.

L’applicazione è molto facile da utilizzare e velocissima nella ricerca dei soci.

L’applicazione consente di assegnare al delegato molto velocemente tutte le deleghe portate e di associare un codice o un telecomando per la votazione.

Una volta completate la procedura di assegnazione viene prodotto il biglietto di ammissione.

Il biglietto di ammissione

Il biglietto di ammissione contiene tutte le informazioni legate alla partecipazione del delegato in assemblea:

• Dati anagrafici del delegato,

• Ora di accredito,

• Codice assegnato,

• Soci e quote rappresentate in proprio e per delega,

• Categoria di appartenenza di ciascun socio rappresentato,

• Totale voti rappresentati (eventualmente suddivisi per categoria),

• Ulteriori informazioni di servizio.

Il biglietto di ammissione viene, di norma, stampato in due copie.

Una delle copie viene firmata dal delegato e costituisce il libro firma da allegare agli atti.

Una volta che il delegato si è accreditato, le informazioni di accredito vengono memorizzate per essere utilizzate dal sistema.

Queste informazioni consentono di conoscere in tempo reale il numero di delegati e di voti accreditati per la verifica in tempo reale del raggiungimento del quorum costitutivo.

Nella fase di accredito può essere stampato anche un badge per il delegato per l’accesso in sala.

Caratteristiche tecniche

Tutti i dati trattati dal sistema sono memorizzati su un server con un data base SQL.

Il data base è ridondato ed alimentato con un sistema no Break

Ciò garantisce che qualsiasi situazione anomala possa essere recuperata nell’arco di pochi secondi senza arrecare alcun tipo di ritardo alle procedure di accredito e di svolgimento dell’assemblea.